如何保證ERP係統在上線後運營穩定

2017-4-14 11:58:22
  如何保證ERP係統在上線後運營穩定

    大家以為從此以後可以鬆口氣,但事實恰恰相反。原來攻堅戰組成的組員陸續回到原來的部門,ERP項目組隻剩下IT部門的人,“攻堅戰”的勝利很快遭到了質疑。因為新係統大家還沒用熟,在細節上總出現一些問題,大家對新係統的埋怨也開始越來越多。ERP上線後,失去了最初的讚揚和掌聲,反而麵臨了很多困難與痛苦,那麽如何克服這些困難?有什麽良藥能醫治ERP上線後的困擾呢?

    苦惱重重

    一個非常有意思調查顯示,30%的企業會在1~2年內對ERP進行更新換代,而40%的企業則在4年內會采取同樣行動。可見,應用狀況不是很理想的ERP很快就會被企業淘汰,而應用良好的ERP係統也需要經過調整來適應新的環境。調查顯示,ERP實施以後都會麵臨諸多預想不到的問題。主要包括:係統不穩定;數據不準確;業務部門不支持,不願意通過係統來處理業務;係統流程與實際業務流程衝突;係統沒有提高效率,反倒增加了業務操作環節;還有數據安全等等問題。

    1、某公司的ERP係統實施完成後交給IT部門維護,但是IT部門並不了解如何將公司管理目標納入係統中。例如,公司製定了新的銷售和生產目標後,應該對ERP係統的物料計劃參數進行相應的調整。但IT部門卻不知道應該把係統的參數改為多少。

    其實,隨著時間的推移,在ERP係統上線後,企業的業務情況、管理情況及人員發生變化是不可避免的事情。ERP係統的參數不斷調整也是非常正常的事情,甚至經常會出現ERP係統相關的業務流程需要持續調整。在實際操作過程中,公司不能做到及時對係統參數或業務流程進行調整,使得係統與實際運作脫節。

    2、IT部門與業務部門沒有共同語言,係統中看不中用。怎麽搞好與業務部門的關係,如何保證係統的穩定性而不會出現宕機,如何確保業務連續性等林林總總的問題,讓老板感到非常的頭痛和苦惱。當初係統上線時,公司確立了明確的上線目標,從老總到基層員工整個公司的力量都投入進來聽從IT部門調配,IT項目經理占據主導地位。但是在係統上線之後,業務部門的不適應和小問題幾乎是天天發生。因為對流程的改變即使再人性化,為了保持係統的效率,依然需要不小的變化,這會改變業務部門的工作習慣甚至部門結構,而這樣的改變往往是被抵製的。

    3、係統維護雜事多,IT部門疲於奔命。係統上線後,部門經理感覺自己和手下的人明明每天忙得要死,這裏做維護那裏做維修,但是偏偏到了工作評價時,被投訴最多的反而就是IT部門。他和他的團隊被稱為救火隊員,業務部門無論大事小事都要找IT部門解決。本來應該從事企業IT規劃、優化軟件運行等IT管理工作的IT部門卻終日被一些級別較低的維修事宜所困擾,以在有限的人力去解決較多問題的時候,經常出現撿了芝麻卻丟了西瓜的情況。

    4、人才流失嚴重。ERP項目上線後留不住實施人才,這早已是公開的秘密。具有ERP項目上線實施經驗的IT人才往往是挖角的對象,而人才的經常流動往往又會導致公司IT規劃得不到執行。ERP項目實施後核心組員的流失是關係到公司ERP係統正常運行的根本利益。此外,留住ERP實施成員往往意味著能更好地把精力集中在變革,優化和改良業務流程上,而流失了對係統有豐富經驗的IT人才則意味著公司會整日疲於招聘和培訓新員工。

    如何打好ERP有效運行的持久戰?

    圍繞ERP上線後如何讓係統穩定運作並打好持久戰,CIO必須要有清楚的認識,這對於公司來說是一個不容忽視的問題。主要方法包括:

    1.時時保證係統數據的真實可靠性

    ERP上線前的數據主要是靜態的基礎參數設置,隻要組織大量人員進行攻堅戰,一般能順利解決。但ERP上線後,數據就以動態為主,例如倉庫的動態庫存量、財務往來數據、銷售業務和訂單的處理,還有車間生產排程與計劃變更、計劃取消等等數據。根據ERP的說法:“垃圾數據進,垃圾數據出”。顯然ERP上線後,讓數據時時真實可靠是一個長期的任務。但是一般來說企業在ERP上線之後的前幾個月都會遇到數據不準的問題。這裏的數據包括業務和財務兩方麵。造成這種局麵並不是企業的過錯也不是軟件的過錯,這是一個必然的過程。

    因此,在ERP係統運作初期必須建立對係統數據關鍵點每天稽核的製度。從製度上要求和保證各個用戶及時、準確、完整的數據錄入,使物流、信息流、資金流保持一致,從而保證隨時從ERP係統獲取的信息都是真實有效的。

    2.業務流程的穩定和微調

    如果說數據是基礎,那麽流程就是靈魂。ERP上線前需要對業務流程進行改進或重組,主要是為了讓ERP軟件流程與公司業務流程配合一致而進行的改進,這對公司來說屬於大規模改革性質的流程改進。但另一方麵,企業在應用ERP後,也必然會發現很多的管理製度與 ERP係統還會產生差異與不一致,這個時候就需要對原有的務流程進行調整。需要調整流程的不僅僅是那些上線時未納入係統的流程,還包括已經運行了一段時間的係統流程。但有一個前提需要清楚的是,必須先確保業務流程的穩定,然後才能進行微調和改良。否則企業整天處於大規模的革命性業務流程變動,會讓員工不知如何操作,對ERP係統的穩定運行是致命的打擊。




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